Vous avez sans doute entendu parler de la « facture électronique obligatoire ». Le sujet revient régulièrement depuis plusieurs années, avec des dates qui ont bougé. Cette fois, le calendrier est fixé et la première échéance est passée : depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Pas de panique pour autant : pour la plupart des petites entreprises, il s'agit surtout de choisir les bons outils et de prendre quelques habitudes.
Une facture électronique, ce n'est pas un PDF envoyé par e-mail
C'est le premier malentendu à lever. Beaucoup d'entreprises pensent déjà faire de la facture électronique parce qu'elles envoient leurs factures en PDF. Avec la réforme, cela ne suffit plus entre entreprises.
Une facture électronique, au sens de la loi, est un fichier dont les informations peuvent être lues directement par un logiciel : le montant, la TVA, le numéro SIREN du client, la date, etc. Elle utilise un format normalisé, par exemple Factur-X (un PDF lisible par un humain, qui contient aussi les données pour la machine).
Surtout, elle ne part plus directement de votre boîte mail vers celle de votre client. Elle transite par une plateforme agréée par l'administration fiscale, qui la transmet au destinataire et communique certaines données à l'administration.
Facture électronique : quel est le calendrier ?
Deux dates comptent pour vous.
- 1er septembre 2026 : depuis cette date, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent être capables de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) les émettent sous cette forme depuis la même date.
- 1er septembre 2027 : c'est au tour des PME, des TPE et des micro-entreprises de devoir émettre leurs factures au format électronique.
Autrement dit, même si vous êtes une petite structure, vous êtes déjà concerné : vos fournisseurs qui sont de grandes entreprises ou des ETI vous envoient leurs factures par ce nouveau circuit, et vous devez pouvoir les recevoir.
Qui est concerné par la facture électronique ?
L'obligation porte sur les factures échangées entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA, y compris les micro-entreprises qui ne facturent pas de TVA (franchise en base). Si vous vendez à d'autres professionnels, vous êtes en plein dedans.
Si vous vendez à des particuliers ou à l'étranger, vous n'émettez pas de facture électronique pour ces ventes, mais vous êtes concerné par un volet voisin, appelé e-reporting : la transmission à l'administration de certaines données sur ces ventes, via la même plateforme. Le calendrier suit les mêmes étapes.
Quelles mentions ajouter sur vos factures ?
La réforme ajoute quelques informations obligatoires. Mieux vaut les intégrer dès maintenant à vos modèles, pour être prêt le jour venu :
- le numéro SIREN de votre client ;
- la nature de l'opération : livraison de biens, prestation de services, ou les deux ;
- l'adresse de livraison des biens, si elle est différente de l'adresse de facturation ;
- le cas échéant, la mention indiquant que vous avez opté pour le paiement de la TVA d'après les débits (une option rare : votre expert-comptable sait si vous êtes concerné).
Ces mentions paraissent anodines, mais elles demandent souvent de compléter vos fiches clients. Si votre fichier client est dispersé entre un tableur, votre messagerie et un vieux logiciel, c'est le bon moment pour le remettre d'aplomb.
Comment se préparer à la facture électronique ?
1. Faire le point sur votre façon de facturer
Comment faites-vous vos factures aujourd'hui ? Avec un logiciel de facturation, votre logiciel de comptabilité, un tableur, un modèle Word ? Combien en émettez-vous par mois, et à qui ? Combien en recevez-vous ? Ces réponses orientent tout le reste.
2. Vérifier que votre logiciel suivra
Si vous utilisez déjà un logiciel de facturation ou de comptabilité, interrogez votre éditeur : comment se raccorde-t-il à une plateforme agréée ? Quels formats sait-il produire ? Que devez-vous faire de votre côté ? Un éditeur sérieux a déjà une réponse claire.
Si vous faites vos factures sur un tableur ou un traitement de texte, il faudra passer à un outil capable de produire des factures au bon format et de les transmettre. C'est souvent l'occasion de gagner du temps au passage : numérotation automatique, relances, suivi des paiements.
3. Choisir votre plateforme
Chaque entreprise doit passer par une plateforme agréée pour envoyer et recevoir ses factures. Si vous n'avez pas encore choisi de plateforme pour recevoir vos factures, c'est la priorité. Dans bien des cas, c'est votre logiciel qui s'en charge, en s'appuyant sur une plateforme partenaire : vous n'avez alors presque rien à faire. Vérifiez simplement que la plateforme utilisée figure bien sur la liste officielle publiée par l'administration fiscale.
4. Mettre à jour vos fiches clients et vos modèles
SIREN, adresses de livraison, nature des prestations : complétez vos fiches clients et adaptez vos modèles de facture. Si vous avez un modèle sur mesure, à vos couleurs, il peut être conservé : il doit simplement contenir les bonnes informations et être produit dans le bon format.
5. Prévenir votre expert-comptable
Votre expert-comptable est votre meilleur allié. Il connaît vos obligations, et il a tout intérêt à recevoir des données propres et lisibles automatiquement. Associez-le à vos choix d'outils plutôt que de le mettre devant le fait accompli.
Et si vos outils sont reliés entre eux ?
C'est là que la réforme peut devenir une bonne nouvelle. Beaucoup d'entreprises facturent depuis un outil (un logiciel métier, une application, un site qui encaisse des paiements) puis ressaisissent tout dans leur comptabilité. Avec des factures lisibles par les logiciels, et des outils reliés entre eux, cette ressaisie n'a plus lieu d'être.
Vos factures peuvent sortir de votre propre outil au format Factur-X, avec les nouvelles mentions. Elles arrivent ensuite toutes seules dans votre logiciel de comptabilité, comme Pennylane. Les paiements par carte ou par prélèvement peuvent eux aussi être rapprochés automatiquement des factures.
Facture électronique : par où commencer ?
Le plus simple est de commencer par un état des lieux : vos outils actuels, vos volumes, vos clients, la façon dont l'information circule jusqu'à votre comptabilité. C'est exactement ce que nous faisons lors du premier rendez-vous, offert, chez vous : nous regardons comment vous travaillez, et nous vous proposons un plan simple pour être prêt à temps, sans tout bouleverser.