Une adresse Gmail personnelle pour les devis, des fichiers sur une clé USB ou sur l'ordinateur du bureau, des pièces jointes qui circulent en dix versions différentes : beaucoup de petites entreprises fonctionnent encore ainsi. Ça marche, jusqu'au jour où l'ordinateur tombe en panne, où un salarié part avec ses fichiers, ou où un client se demande si une adresse en @gmail.com inspire vraiment confiance.
Pour passer à des outils professionnels, deux suites dominent le marché : Microsoft 365 et Google Workspace. Les deux sont solides, éprouvées, très répandues. Le choix dépend surtout de vos habitudes.
Ce que les deux suites ont en commun
Avant de comparer, rassurez-vous : sur l'essentiel, les deux font la même chose.
- des adresses e-mail à votre nom de domaine (prenom@votre-entreprise.fr) ;
- un espace de stockage en ligne pour vos fichiers, accessible depuis n'importe où ;
- des documents partagés, que plusieurs personnes peuvent modifier en même temps ;
- des agendas partagés et la réservation de salles ;
- un outil de visioconférence ;
- des applications sur ordinateur, tablette et mobile ;
- des réglages de sécurité : double authentification (un code reçu sur le téléphone en plus du mot de passe), gestion des comptes, droits d'accès.
Les deux fonctionnent sur abonnement mensuel ou annuel, par utilisateur, avec plusieurs formules selon vos besoins. Les tarifs évoluent régulièrement : comparez les offres au moment de choisir.
Microsoft 365 : pour ceux qui vivent dans Word et Excel
Microsoft 365, c'est la suite Office que vous connaissez, version abonnement : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive pour les fichiers et, selon la formule, Teams pour la visio et la messagerie d'équipe.
Microsoft 365 est souvent le bon choix si :
- vos équipes utilisent Excel de façon poussée (gros tableaux, formules complexes, automatismes) ;
- vous échangez beaucoup de documents Word ou Excel avec des clients ou des partenaires qui utilisent eux-mêmes Office ;
- vous préférez travailler dans des logiciels installés sur l'ordinateur plutôt que dans le navigateur ;
- certains de vos logiciels métier sont prévus pour fonctionner avec Outlook ou Excel.
Attention aux formules : selon l'abonnement choisi, les logiciels Office à installer sur l'ordinateur sont inclus ou non. Certaines formules ne donnent accès qu'aux versions en ligne. C'est un point à vérifier avant de souscrire.
Google Workspace : pour ceux qui travaillent dans le navigateur
Google Workspace, c'est Gmail, Google Drive, Docs, Sheets, Slides, Agenda et Meet, version professionnelle. Tout se passe dans le navigateur, sans rien à installer, si vous le souhaitez.
Google Workspace est souvent le bon choix si :
- vos équipes sont déjà à l'aise avec Gmail et les outils Google ;
- vous travaillez beaucoup à plusieurs sur les mêmes documents, en même temps ;
- vous voulez des outils simples, qui s'ouvrent sur n'importe quel ordinateur sans installation ;
- vos besoins en tableur restent classiques.
La collaboration en temps réel est très naturelle : un lien suffit pour partager un document, et chacun voit les modifications des autres en direct. Les documents Word et Excel s'ouvrent dans Google Docs et Sheets, mais une mise en page complexe ou un tableur très élaboré peuvent mal passer d'un monde à l'autre.
Microsoft 365 ou Google Workspace : comment choisir ?
Plutôt qu'un comparatif de fonctions, posez-vous ces quelques questions. Les réponses désignent souvent le bon choix.
- Quels logiciels votre équipe utilise-t-elle déjà au quotidien ? Changer les habitudes de tout le monde a un coût.
- Avec qui échangez-vous des documents ? Si vos clients vous envoient des fichiers Excel complexes, autant parler la même langue.
- Vos logiciels métier fonctionnent-ils avec l'une des deux suites ? Votre logiciel de gestion, votre CRM ou votre outil de comptabilité se connectent peut-être mieux à l'un ou à l'autre.
- Travaillez-vous surtout au bureau ou en déplacement ? Les deux suites marchent partout, mais l'expérience sur mobile et dans le navigateur n'est pas tout à fait la même.
- Où sont stockées vos données ? Les deux suites proposent des options pour les garder en Europe, selon la formule : à vérifier avant de choisir.
- Qui gérera les comptes au quotidien ? Ajouter un salarié, fermer un compte, récupérer des fichiers : il faut quelqu'un pour s'en occuper. Même si nous les gérons au quotidien, vous gardez toujours un accès administrateur.
Les pièges à éviter
Créer les comptes au nom d'un salarié
Les comptes et les abonnements doivent être au nom de l'entreprise, avec des accès administrateur que vous gardez. Trop d'entreprises découvrent, au départ d'un salarié ou d'un prestataire, qu'elles n'ont plus la main sur leurs propres e-mails.
Oublier le transfert de vos anciens e-mails et fichiers
Vos anciens e-mails, vos contacts, vos fichiers : tout cela doit être transféré avant le changement. Une migration bien préparée se fait sans perte et sans interruption.
Négliger la sécurité et les sauvegardes
Activez la double authentification pour tout le monde, dès le premier jour. Et sachez que les deux suites conservent vos données, mais qu'une suppression accidentelle ou une attaque peut quand même faire des dégâts : une sauvegarde externe reste une bonne précaution.
Sous-estimer la prise en main
Un nouvel outil mal expliqué est un outil mal utilisé. Une courte formation le jour du changement évite des semaines de questions et de bricolages.
Changer de suite : par où commencer ?
Le meilleur choix est celui qui s'adapte à votre façon de travailler, pas l'inverse. Lors du premier rendez-vous, offert, nous regardons vos habitudes, vos logiciels et vos échanges avec vos clients, puis nous vous conseillons sans parti pris. Si vous le souhaitez, nous nous occupons ensuite de vos e-mails et outils collaboratifs : nom de domaine, création des comptes, transfert de vos anciens e-mails et fichiers, prise en main de vos équipes. Et comme nous pouvons aussi gérer votre téléphonie et vos logiciels, vous avez un seul interlocuteur pour toute la chaîne.